各专业委员会、工作委员会：
近年来，我会高度重视学会档案工作。为了更好地完成学会档案的收集、整理和归档等有关工作，学会要求各分支机构在完成各项工作的同时，安排相关工作人员（兼职）负责这项工作，并按要求定期向学会秘书处提交你单位的档案资料，以便学会整理归档。
现将对各分支机构提交学会的档案内容要求如下：
一、学会职能活动、会议、事务管理等形成的一般性文件材料和法规政策性文件材料，活动中重要业务工作总结，会议纪要、简报等文件材料。
二、学会关于一般性问题的请示与上级学会的批复、批示、年度目标责任书；一般性工作报告、计划（方案）、总结、简报、年鉴、年报、统计报表，重要专题报告等文件材料。
三、学会机构改革、人事任免、奖励或惩罚、重大事件、领导视察工作形成的文件、图像、会议记录等文件材料。
四、上级学会制发的属于本学会主管业务的一般性文件材料。
五、上级或同级学会制发的非本学会主管业务但要贯彻执行的文件材料。
六、同级学会关于一般性业务问题的来函、请示与本学会的复函、批复等文件材料。
对各分支机构提交学会的档案材料要求如下：
一、归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。
三、立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
四、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
五、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
六、归档的文件材料一般一式一份。
七、归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。
八、自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写。如送交非手写纸质文件，一律采用A4纸张打印。归档文件所使用的书写材料、纸张能够长久保存。
九、各分支机构所形成的档案材料，不受时间限制可随时归档。可在事后进行材料补充。
十、各单位有条件的前提下，可发送部分电子化档案文件（比如通知，纪要等），提高归档效率，总会收到后自行打印归档。
注：本通知以目前档案基本要求设定，希望各分支机构结合自身实际档案工作经验进行补充完善，共同把学会的档案工作做好。
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